本帖最后由 7557627 于 2016-2-3 15:21 编辑

我工作在一个国有科研院所,刚开始从事软件开发工作,后来因工作需要,转到管理岗。当时,在所里已有OA、QOne、PDM、ERP等平台,但仅仅个别部门在用,与实际工作流程有很大差别,深感工作的不便,于是想通过部门的管理信息化提升管理水平。
部门信息化平台该如何选择呢?基本上有三种方式:1)采用成熟的信息化平台,2)自研,3)在一种开放的半成品上定制。
成熟的信息化平台,大都价格昂贵、专注于某一方面,自我形成一种管理思路,与我所的管理流程相差太大。而部门信息化要面向部门全体职工,兼容所里现有管理流程,成熟的软件无法满足要求。这条路考虑不久就放弃了。
根据我所实际情况自研,是当时萦绕在脑海里很长时间的一个想法。那段时间,调研了多种开发架构,最后选择使用基于Flex+PHP技术进行了尝试开发。开发过程中发现,这种方式需要投入的精力太大,利用业余时间进行,基本成了一种奢望。
前两种方式尝试未果后,开始尝试第三种方式,选择在一种开放的平台上定制。一番调研后发现,这种平台已有了好多,如Excel服务器、魔方网表、FoxTable等(当时没有查到云表),经过比较,最后选择了Excel服务器来搭建。主要是因为Excel服务器应用、灵活、易定制,可以兼容所里有管理流程,还有就是有破解版(呵呵)。经过一年的建设,编制了部门合同管理、器材管理、保密管理等,大大方便了大家的工作。我们当时使用的是Web界面,比较慢,功能有限制,界面也不美观,很多想做的东西,做起来比较困难,优点是,易用、功能多,比较成熟。但好景不长,所里申请保密审核,上了很多安全产品,本来就比较慢的系统,一下子变得巨慢无比,还查找不到原因。因此想重新选型。
一次偶然间的邂逅,找到了云表,眼前不禁一亮,便开始了网上学习,当时版本为2.x,网上的教程还远远没有现在丰富,关键是和Excel服务器不是一个路数。刚开始的学习确实比较困难,经过自己一段时间的“磨屁股”,基本弄明白了填表公式和业务公式,基本掌握了利用云表的开发方式。期间得到了的JOLIN巨大帮助,还有幸在青岛见到了张总,聆听了张总对于云表的讲解。2015年夏天,我们的云表之神秦大师来到了青岛,在青岛一家公司进行部署。于是前去拜见,得以了解整改系统的部署和功能,秦大师系统设计的思想深深地影响了我。
虽然接触云表较早,但由于平时工作的忙碌,静心做的东西不多,下面的是我部门在用的一个大杂烩系统。
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其中部门财务管理当时写了一个小报道,下面附上。

报账可以更简单
     报账是每个员工都要经历的事情,也是办公室的重点工作之一。做好报账工作,能够提升员工满意度,提高办公室工作效率,更好地为科研生产服务。某部尝试利用信息化改进此项工作。
     进入财务管理页面,扑面而来是清新的导航页面,主要分为个人业务、部门财务、会议管理和基础信息四个部分。
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贴心的个人业务
个人业务包含了个人报账所需要的三种类型:差旅、单据和借款。
先来看看差旅报领:
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白色底色部分需要报领人填写,青色底色部分由部门财务填写。课题号点击后选择即可,出差天数自动计算,再也不用想这个月是30天还是31天了。当然,你还可能因为差旅报领单上发票类型发愁,众多类型的票据归纳到哪一个类型里呢?在这里,发票类型对应于您实际的发票类型,至于如何归纳、合并到哪四种类型,让系统头疼去吧。
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发票输入完毕后,自动计算出总和,使用计算器一遍一遍地算却总是算不对的场景从此就say goodbye了,当然也不用启动Excel甚至于Matlab来做这个统计工作了。
         填写完成后,点击启动流程,流程就到了部门财务,把发票交给部门财务后,呵呵,就等着通知领钱吧。
         再看单据封面,单据封面的使用与差旅报领相同,不同的,还添加了贴心的友情提示。如您选择会议费,会友好地提示您需要准备哪些材料,您一次性准备好,就不用一趟趟地交材料了,更可以在办事前,看看此友情提示,提前准备,游刃有余。
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如果需要电汇怎么办?账号信息那么长,每次填写都需要小心翼翼,多次核对,但在这里就不需要了。填写单据时,如果需要电汇,点击单据封面的工具条上的【电汇信息】按钮,出现厂家单位名称,拖动选择或者在查询栏上输入关键字过滤后选择,即可轻轻松松把账号信息加入到说明中。
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繁忙有序的部门财务
个人业务完成后,后面大量的工作就到了部门财务:粘贴票据、打印封面、领导审批、报资金计划、报领、报领结果通知个人。
         首先是打印报领单封面,在上面的单据工具条上,点击打印,打印信息会自动汇总、提取,按照我所报领格式生产报领单据,直接打印即可。
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         领导签署完成后,部门财务在报账明细单据上填写上一个办理ID号,标识此批次办理的单据。

         报领前一天,部门财务点击报账汇总,输入办理ID后,会把此次需要报账的单据进行汇总,并自动统计出现金和差旅天数,报上资金计划后,第二天就可以报账了。

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         其他还有应付账款、资料性查询表单就不一一介绍了,“全心全意为科研服务”是办公室的宗旨,通过信息化,增强了为科研服务的能力,提高了服务水平。


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2 条回帖
乐乐1云师2016-2-3 21:45:15
当开发变得足够简单的时候,才能真正实现管理信息化
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Lato_qin云粉2016-2-6 16:43:16
多谢到青岛时王总的热情款待
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