一个物流管理系统对国企库存管理的启示
在对某企业的审计中,审计人员通过系统分析了该企业物流方面存在问题,结合该单位对其库存采购等方面进行改造的需要,亲历了该企业进行信息化管理物流的整个过程,该系统建设属于一个非常典型的物流信息化管理系统,对于我国许多国有企业有一定的借鉴作用,可以从现代企业发展的要求出发,达到完善企业物流库存管理工作的目的。
一、企业物流管理现状及信息化管理物流的目标
该企业在库存管理以及物流方面存在管理手段落后,库站分散、信息沟通不畅,同类设备多、备件重复储备、数据“孤岛”无法共享等问题。这些问题有其单位自身的特性,但大部分属于我国企业库存管理上的共性问题。企业决定尝试通过信息化建设加强对物流网络管理。设计企业以计算机网络技术为手段,通过再造业务流程,建立规章制度,整合管理资源,扁平化管理和软件研发,通过开发已实现“数字化物流”系统,同时通过接口开发与企业的财务系统互联,努力实现企业资金流、物流、信息流和业务流的“四流合一”。通过系统建设,预计库房流动资金周转将提高一倍,周转天数降低46.4天,节约库房流动资金占用5 000万元,节约银行利息250万元。
二、企业现状要求通过信息化建设加强物流管理
首先从物资管理自身需求来看,一是分散的物资管理,会造成库存流动资金占用较大,企业上年度库存流动资金占用1.86亿元;二是库存积压物资庞大,重复采购。由于信息不能共享,同类储备很难综合调剂。积压物品,将影响生产成本;三是手工记账,无法高效准确地对物品进行分类管理。仓库盘点往往出现物品数量和账目不符的情况,管理人员多,工作效率低;四是单个微机库存管理,形成企业内部封闭的信息孤岛,很难全面及时地掌握库存物资的动态信息。
其次从物资使用单位需求来看,一是计划处理反馈不及时。计划上报后,是否正常处理、合同签订情况、供应商情况、到货情况使用单位不掌握,以致计划重复上报;二是对单位物资库存分布情况和实时成本情况无法监控,调剂成本的现象时有发生,成本不实;三是分散的采购和储备管理,不能发挥集中采购的竞争优势;四是成本实时监控管理的要求越来越迫切,部分制造部门已经提出物资核算到车间班组机台的内部管理要求。
最后从监管的角度看,一是财务和业务没有实现一体化,不能及时准确的反映市场的价格变动情况、物资到货情况、估价入账的明细情况,财务核算不及时;二是管理手段的落后,造成了管理机制上的漏洞。急需的物资进不来,不急需的长线物资占用库存,计划上报和预算管理脱节;三是供应商及付款管理不够规范;四是传统的手工统计方法,滞后的信息反馈,难以满足现代化管理的需要。
三、提出的具体解决手段
通过对企业物流库存管理进行重新流程设计,实现流程全程计算机规范化管理,通过计算机控制物流工作。首先用料部门直接在内部网上提出物资需求计划,单位专业人员进行网上汇总,各级领导在网上审批,交库领用后的质量监控反馈网上闭环管理流程。其次规范招标采购流程,加强供应商管理,实现中标信息网上传递。同时约束合同标底、供应商,由计算机生成合同,依据合同按照生产进度需求合理交库。第三规范交库、应付款挂帐的业务流程。交库单全部依据合同生成,应付款依据发票和验收入库单自动生成,ABC方式付款结果自动形成。通过上述流程规范了库房管理的业务流程,彻底甩掉传统的手工记账流程。同时审计建议配合新业务流程完善各项规章制度,形成各环节工作人员相互监督制约机制,加强系统制约功能。
具体实施思路。业务系统和财务系统建设通过建立预算、计划、招投标、合同、交库、资金、统计七大功能模块,从而形成涵盖企业全部业务流程的四个闭环控制系统。
(一)计划闭环控制系统。计算机系统依据年度预算指标,按月均形成分类预算,限定月需求计划。各用料部门上报月需求计划,汇总后网上三级审核上传计划到供销部门。超预算计划,计算机系统自动锁定无法输入审核。计划必须在指定日期前在网络上传递。通过上述控制提高上报需求计划的准确性和及时性,使物资管理部门对月消耗做到心中有数,由事后统计转为事前控制。
(二)合同闭环控制系统。采购人员接到月需求计划后,要先利用库房管理系统,查询当时全部库存信息,进行利库处理,无库存由计划人员确定采购方案,由招标人员审核投标方资格,提交招标管理委员会进行招标。采购人员、计划人员、招标人员三方职权分离,形成互相监督、制约的透明机制。一旦招标委员会确定中标渠道和价格后,由采购人员在系统中起草机制采购合同文本,合同管理人员按中标通知书,审核机制合同。任何人无权修改中标结果。
(三)入库核销资金闭环控制系统。采购人员依据计划及采购合同,在网上开具机制入库单。入库单上标明供应商名称、合同编号、品名规格、计量单位、计划入库数量等。保管员直接在网络上填写实际交库量,系统自动在合同中减去所开具的物资数量,入库单数量必须小于等于合同所剩数量,超合同数量与无合同不能开具机制入库单。
(四)查询闭环控制系统。供销部门物资管理工作业务,全部通过计算机系统完成,计算机完成的每一项操作在系统中都留有记载,从面实现通过系统对计划、招标、合同、入库、出库、资金占用、挂账、付款信息的查询,为实时了解各环节工作状态起到了关键作用,并形成了监督制约保证体系,促进了规范化管理。 上述系统的实施可以有效地保护企业的商业秘密和工作秘密。数字化物流系统,将全部物流信息存储在系统中,它不会因为任何个人工作变动,而使某些有价值的信息数据遗失。系统在应用过程中,按制度规定设定各级人员工作权限、开机进入应用系统的密码,与本工作无关的人员,无法进入系统中查看相关信息,进一步提高了企业保密工作管理水平。
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